Procurando um sistema para agilizar o faturamento? Muitas empresas estão presas nesse processo por falta de automação e estão gastando cada vez mais tempo e recursos tentando mudar essa situação. Felizmente, existe o NetSuite Financial, software que o ajudará a vencer as atividades tradicionais de cobrança.
Portanto, se você deseja melhorar e agilizar a maneira como trabalha com suas faturas, está no lugar certo. Na Habillis queremos ajudá-lo, por isso preparamos 3 truques que facilitarão sua vida.
Se você seguir ao pé da letra, não há dúvida de que esse processo se tornará algo agradável. Por sua vez, você aprenderá como o NetSuite Financial o leva a atingir esse objetivo.
Na maioria das vezes, os problemas nos processos de faturamento ocorrem porque não são claros. Quando a informação não é expressa de forma simples e direta, os clientes tendem a ficar confusos, assim como os funcionários.
Além disso, erros de cálculo atrapalham essas contas. Por menores ou inocentes que sejam, geram descontentamento com os consumidores. Pode até significar perdas para a sua organização.
No entanto, existe uma maneira de corrigir esses problemas e isso é através da clareza. Graças a isso, muitos erros podem ser atacados e resolvidos antes de desencadear algo pior. Para aplicar isso, seja preciso em todos os detalhes.
Por exemplo, muitas empresas se contentam em colocar apenas na data de vencimento “Primeiro dia útil” ou “Fim do mês”. Isso, sem dúvida, cria um ambiente de imprecisão, pois o cliente não saberá ao certo a que dia se refere.
O mesmo acontece ao mencionar as formas de pagamento, motivo da fatura, entre outros. Para corrigir isso faça o seguinte:
Certifique-se de que cada parte seja compreensível e preencha todos os campos com precisão, sem pular nenhum. Desta forma não haverá margem para confusão e o cliente saberá como e quando efetuar o pagamento.
Para te ajudar nessa etapa, o Oracle NetSuite Financial possui as ferramentas necessárias em seu módulo financeiro. Este software fornece vários modelos que você pode usar para emitir uma ordem de pagamento clara e precisa para todos os seus clientes.
Um ponto que devemos levar em consideração é que se o consumidor não receber a fatura, o pagamento nunca será feito. Este é um problema sério se for repetido com frequência porque, se continuar assim, chegará um ponto em que seu fluxo de caixa diminuirá de tal forma que a renda não será suficiente.
Isso significa que você não poderá remunerar os funcionários pelo trabalho deles e, além disso, não terá capital suficiente para continuar investindo no seu negócio.
Esses problemas ocorrem quando se opta pelo trabalho manual e quando há falta de acompanhamento para verificar se o consumidor recebeu os documentos. Isso definitivamente não pode acontecer e nós temos uma solução para você.
Como as atividades manuais são propensas a erros humanos, automatize o envio de faturas. Como? Integrando um sistema ERP que não só cuida de enviá-los aos clientes, mas também avisa quando eles foram abertos e visualizados. Isso facilitará muito o acompanhamento que você tem que fazer.
Ter essa tecnologia reduz tempo, esforço e estresse. Assim, evitará a perda de documentos físicos, a sua duplicação e reduzirá o número de envios com falha.
Mas qual software pode ajudá-lo dessa maneira? O NetSuite Financial tem as ferramentas que você precisa para automatizar seus negócios. Com sua interface simples, você pode criar contatos de todos os seus compradores e automatizar o envio de faturas.
Para garantir que os envios sejam bem-sucedidos, verifique se todos os dados do cliente estão corretos. Certifique-se também de que os e-mails estejam associados às suas contas.
Além disso, procure fazer uma revisão constante e verificar periodicamente se há documentos “não vistos”. Nesse caso, você saberá que eles não estão sendo recebidos ou abertos, portanto, verifique as etapas antes de enviar e enviar lembretes.
Há muitas razões pelas quais você deve verificar novamente. Aqui listamos alguns deles:
Por essas e outras razões, a verificação dupla desempenha um papel muito importante. Não importa se você faz o trabalho de cobrança manualmente ou com um sistema automatizado.
Sabemos que é melhor usar um software que acelere esse trabalho em vez de fazê-lo manualmente. Por isso, o NetSuite Financial se torna a melhor opção.
Este sistema ERP te ajuda a fazer essas revisões. Através de sua inteligência financeira, faz todos os cálculos para você com precisão. Além disso, se houver campos não preenchidos em uma fatura, dados do cliente ausentes ou um formulário não processado, ele o alertará imediatamente.
Dessa forma, você pode atacar o problema antes de enviar os documentos e evitar os atrasos que normalmente são causados por tais erros.
O processo de faturamento não precisa mais ser uma dor de cabeça. Se você seguir essas três etapas, otimizará seus envios e reduzirá bastante a confusão e as transcrições ruins.
O NetSuite Financial se destaca no aprimoramento dessas atividades. Com seu sistema de automação você terá maior controle no envio de faturas aos consumidores. O mesmo se aplica às suas contas pendentes ao cancelar transações com seus fornecedores.
A Habillis + Netsoft é a parceira número 1 do Oracle NetSuite na América Latina e atualmente temos mais de 13.000 usuários do Oracle NetSuite em vários setores. Por isso, podemos ajudá-lo a implementar este ERP que o levará ao sucesso.
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